O que fazer para organizar a rotina de trabalho

Você tem dificuldades para organizar a rotina de trabalho? Então leia este post, pois tenho certeza que irá te ajudar.

Acredito que muita gente tenha passado por uma alteração na rotina de trabalho durante a pandemia.

A rotina está relacionada a você repetir uma sequência de ações frequentemente, de modo a tornar isso um hábito. Esse conceito se aplica a qualquer área das nossas vidas.

Porém, antes de falar sobre como organizar a rotina de trabalho, é preciso entender a diferença entre se manter ocupada e ser produtiva. 

Muitas pessoas passam o dia todo ocupadas, mas, quando chegam ao final do dia, percebem que realizaram poucas atividades importantes.

Por outro lado, uma pessoa produtiva consegue aproveitar bem o tempo para produzir o que precisa.

Se você tiver uma rotina de trabalho organizada, conseguirá aumentar a sua produtividade. 

E para que ser mais produtiva? Para mim, ter uma boa produtividade me permite ter mais tempo livre para fazer outras coisas importantes além de trabalhar. Isso pode ser ficar com meu filho, praticar uma atividade física, descansar etc.

Vantagens de organizar a rotina de trabalho:

• Evitar a sobrecarga de atividades.
• Evitar atrasos no cumprimento de prazos.
• Melhorar os seus resultados profissionais.

Mas como organizar a rotina de trabalho?

Não existe uma fórmula pronta de rotina de trabalho. Portanto, é preciso analisar o que faz sentido para a sua realidade.

Algumas pessoas trabalham de casa e têm liberdade de horários, enquanto outras trabalham foram e possuem horários bem definidos para início e fim da jornada.

Seja qual for o seu caso, selecionei aqui diversas dicas úteis que podem te ajudar a organizar a rotina de trabalho.

Tenha um gatilho

Um gatilho vai ajudar o seu cérebro a entender que é hora de trabalhar.

Ter um gatilho significa executar alguma atividade que te faça entrar no “modo trabalho”. Por exemplo, todo dia antes de sentar na sua mesa de trabalho você pega uma xícara de café para tomar, ou você coloca uma playlist específica.

Organize o espaço físico

Eu sou do tipo que fica bem incomodada com bagunça. Se eu estiver trabalhando em um ambiente bagunçado, vou ter mais dificuldades de me concentrar, porque vou ficar prestando atenção na bagunça.

Sei que não sou a única que se sente assim. Por isso, mantenha seu espaço de trabalho o mais organizado possível. Se você vai fazendo bagunça ao longo do dia, crie o hábito de organizar tudo novamente antes de iniciar um novo dia de trabalho.

Tenha uma lista de tarefas

Não importa qual ferramenta você irá utilizar. Pode ser um caderno, um aplicativo no celular. Faça como for melhor para você. 

Mas, seja como for, faça uma lista com as tarefas que você precisa realizar no dia. Defina prioridades para não deixar as coisas mais importantes de lado.

Descubra seus horários de maior produtividade

Se você já percebeu que no período da manhã você está com a energia e a disposição lá no alto, aproveite esse horário para realizar as atividades mais difíceis ou que exigem mais concentração.

Utilize ferramentas para organizar a rotina de trabalho

Independente de como for sua rotina de trabalho, o uso de ferramentas pode ser muito útil para te ajudar a otimizar suas atividades.

Neste post aqui, eu revelei as principais ferramentas que uso para organizar a minha rotina.

Crie processos padronizados

Definir padrões na hora de organizar a sua rotina de trabalho vai permitir um trabalho mais ágil e uniforme. Isso também facilitará nos casos de haver mais de um colaborador realizando o mesmo tipo de atividade. 

Exemplo: se você realiza atendimentos por WhatsApp, crie um script de atendimento bem detalhado para você padronizar o serviço.

Analise o desempenho

Para conferir se a sua rotina de trabalho está sendo eficiente, é importante monitorar os resultados. Você pode usar planilhas, aplicativos para gerenciamento de projetos, etc. Verifique se as tarefas estão sendo cumpridas e quais dificuldades estão acontecendo no caminho.

Estabeleça um horário de trabalho

Uma das grandes vantagens de trabalhar em casa, por conta própria, é a flexibilidade de horários. 

Mas muitas vezes, essa flexibilidade faz com que a pessoa trabalhe muito mais e fique sobrecarregada, sem perceber. Se for o seu caso, defina horários para começar e parar.

Para quem trabalha presencial, um cenário comum é a pessoa ter horário para entrar mas não respeitar o horário de saída, devido ao excesso de demandas. Tome cuidado com isso!

Espero que essas dicas te ajudem a organizar a rotina de trabalho. Se você quiser se aprofundar mais no tema, sugiro o livro Trabalho organizado. A Thais, autora do livro, é especialista em organização e tem como um dos principais objetivos criar uma rotina de trabalho equilibrada.

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